挨拶状の書き方のルール 社内報・会報誌制作のユー・エス・エス 「文字校正サイト」より
挨拶状の書き方のルール
取引先やお世話になっている方へ送る挨拶状は、社長や役員の就任・退任、会社の移転、社名変更、イベント開催の案内など、さまざまな場面で必要なツールです。
ただし挨拶状を作成する際には、守らなければならないルールやマナーがいくつかありますので、ご紹介したいと思います。
①頭語と結語
挨拶状のはじめに付ける「頭語」と文末に付ける「結語」はたくさんありますが、最も一般的な組み合わせとしては、「拝啓」―「敬具」でしょう。ただ法人用では、「謹啓」―「謹白」など、もう少し丁寧な言葉を使います。
②時候の挨拶
頭語の次に来る「時候の挨拶」は、その月に合った言葉を使います。例えば、4月は「春暖の候／桜花の候」、7月は「盛夏の候／酷暑の候」、10月は「秋涼の候／爽秋の候」、12月は「初冬の候／寒冷の候」などが一般的です。この後に、法人用では「時下まずますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜りありがたく厚く御礼申し上げます」などの文言が続きます。
③句読点はつけない
挨拶状には句読点を付けないのがルールです。理由は、句読点を付けて読みやすくすると相手に対して子ども扱いとなり失礼にあたる、また、慶事では区切りを付けないという縁起を担ぐ意味などがあるようです。ただ、通常よりも長めの文章の場合は、読みやすさを考えて句読点を付ける場合もあると思います。読点（、）を付けない場合に読みにくくなるときは、半角の空白を入れると読みやすくなります。
④日付の注意点
挨拶状の結びに記す日付は、「令和〇年〇月」「令和〇年〇月吉日」など、年月のものが一般的ですが、発送日に合わせた日付を記します。例えば、挨拶状を書いた日が5月31日で発送日が6月1日の場合は、「六月吉日」とします。また、本文と署名の日付の年号は、和暦または西暦のいずれかに統一する点も注意すべきポイントです。
このように、挨拶状には相手に対して失礼にならないためのいくつかのルールやマナーがあります。ユー・エス・エスでは、お客様のさまざまなビジネスシーンに合った挨拶状の制作・ご提案～印刷・発送まで行っております。ご注文から発送まで、最適なタイミングでご案内いたします。お気軽にお問い合わせください。
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