社内報における個人情報の保護について

社内報は、社員の絆を深めるための貴重なツールですが、時に社員のプライベートに踏み込んだ話題に触れることもあります。その際の個人情報の保護は、どう扱われるべきでしょうか？

特に新入社員を迎えるこの時期には、社内報で紹介をする企業も多いかと思いますが、新入社員に対しても、個人情報保護法に則った適切な説明を事前に行うことが重要です。

「個人情報取得の目的」「利用の範囲」「管理方法」「情報の第三者への提供」「情報開示を求められた時のルール」などを明確に説明し、社員に理解してもらうようにしましょう。

ここで、当社で経験した情報開示を渋られた例を挙げます。

個人情報の扱いは本人の同意が基本

私たちがサポートしたクライアント企業でも、新入社員が自らの趣味や休日の過ごし方、所属していた部活動に関する情報開示をためらうことがありました。

趣味については「会社に趣味まで教える必要があるのか」との意見、休日の過ごし方については「休日まで詮索されたくない」との考え、所属していた部活動に関しては「部活動を知られることで、無理やり会社のサークルに勧誘されそうで嫌だ」という懸念の声がありました。

また、結婚などの喜ばしい出来事に関しても、「社外の配偶者を社内報で公表したくない」との意見や「名前までは良いが、写真掲載は勘弁してほしい」との要望がありました。子供の誕生紹介ページでも、「子供の顔を出したくない」「配偶者の理解を得られなかった」という声がありました。

これまで当たり前であった企画が、今ではセンシティブなことと捉えられることが増えてきた感があります。いずれにしても、個人情報に対する考え方は人によって異なりますので、無理な情報収集は避け、本人の同意を得ることが重要です。

協力を得るためのアプローチを

本人の申し出があればそれに応じ、写真掲載をせず名前の公表のみにとどめるなど、角の立たない範囲で、できるだけ協力を得られるようなスタンスで臨み、社内報本来の目的である社員間のコミュニケーションツールとしての記事の情報収集に努めましょう。

株式会社ユー・エス・エスでは、これまで数多くの社内報作成の企画・デザイン制作のお手伝いをしてきました。その豊富な経験から、社内報ご担当者様に様々なアドバイスをさせていただいております。社内報作成に関するお悩みごとやご相談がありましたら、お気軽にお問合せください。