株式会社ユー・エス・エス／上田写真製版所 ブログ
◆社内報リニューアルの進め方：課題発見から成功への7ステップ
こんにちは。
東京文京区 護国寺 の広報をデザインする会社、株式会社ユー・エス・エスです。
社内報のリニューアルを検討されている方々へ。
「どこから手をつければいいのか分からない」「効果的なリニューアル方法が見つからない」といった悩みをお持ちではないでしょうか。
本記事では、社内報リニューアルの進め方と、成功に導くための7つのステップを、具体的な事例と共にご紹介します。
1. 現状分析：課題の洗い出し
リニューアルの第一歩は、現在の社内報の課題を明確にすることです。
【成功事例：BtoBメーカーA社】
A社では、読者アンケートの回答数が少なく、社内報があまり読まれていないことが判明しました。
具体的な施策：
- オンラインアンケートの実施：
回答率向上のため、回答者にポイントを付与しました。例えば、回答者に社内ポイントを付与し、カフェの割引券と交換できるようにしました。 - 各部署のキーパーソンへのインタビュー実施：
各部署のリーダーやキーパーソンにインタビューを行い、現場の声を集めました。 - 社内報の閲読率データの分析：
過去の閲読率データを分析し、どのコンテンツが読まれているか、どの時間帯にアクセスが多いかを調査しました。
結果：
アンケート回答率が向上し、「もっとビジュアルを増やしてほしい」「経営層のメッセージが欲しい」といったフィードバックが得られました。また、「特定の部署の活動内容がもっと知りたい」「社員の成功事例を紹介してほしい」といった具体的な要望も寄せられました。これにより、社内報の内容をより充実させるための具体的な改善点が明確になりました。
2. 目的の再設定：何のための社内報か
社内報の存在意義を改めて考え直すことで、リニューアルの方向性が見えてきます。
- 経営層へのヒアリング：経営層が社内報に期待する役割を確認します。
Ex. 「社員のモチベーション向上」「会社のビジョン共有」など。
- 社内コミュニケーション戦略との整合性：全社的なコミュニケーション戦略の中での社内報の位置づけを明確にします。
Ex. 「社内SNSとの連携」「定期的な全社メールとの統合」など。
3. ターゲット読者の明確化
誰に向けて発信するのかを明確にすることで、コンテンツの方向性が定まります。
- ペルソナの設定：典型的な読者像を具体的に描き出します。
Ex.「入社3年目の若手社員」「育児中の女性社員」など。
- 部署別・年代別のニーズ分析：多様な社員のニーズを把握し、バランスの取れた内容を目指します。
Ex. 「技術部門の最新技術情報」「営業部門の成功事例」など。
4. コンテンツの見直し
読者のニーズに合わせて、記事の内容や構成を再考します。
【成功事例：IT企業B社】
B社では、「一人ひとりに役立つ社内報」をコンセプトに、コンテンツを全面的に見直しました。
具体的な施策：
- スキルアップ情報
- 「5分で学ぶビジネススキル」：プレゼンテーション、時間管理などのコツを紹介し、効果的なプレゼンの構成方法やタスク管理のツールを紹介しました。
- 「デジタルツール活用術」：業務効率化に役立つツールの使い方を解説し、Excelの便利な関数やプロジェクト管理ツールの使い方を紹介しました。
- 健康経営関連情報
- 「健康コラム」：産業医による健康アドバイス。オフィスでできる簡単ストレッチやデスクワークの合間にできる目の体操などを紹介しました。
- 「社員のウェルネス体験談」：ダイエットや禁煙成功者のストーリーを掲載し、禁煙・減量に成功した秘訣などを共有しました。
- ワークライフバランス情報
- 「私の趣味時間」：社員の副業や趣味の紹介。週末に楽しむガーデニングやDIYで作る家具など、社員の多彩な趣味を取り上げました。
- 「育児×仕事の両立術」：子育て中の社員の工夫を紹介し、リモートワーク中の子供との過ごし方などを共有しました。
結果：
社内報への評価が向上し、「役に立つ」というフィードバックが多く寄せられました。なかでも、「ビジネススキルの記事が仕事に役立った」という声が多く、「プレゼンテーションのコツを実践したら、上司からの評価が上がった」「タスク管理ツールの紹介が業務効率化に大いに役立った」といった反応がありました。
また、「健康コラムのおかげで肩こりが改善した」「ウェルネス体験談を読んで、自分もダイエットに挑戦してみようと思った」といった健康面でのポジティブなフィードバックも寄せられました。
さらに、「趣味の紹介記事がきっかけで新しい趣味を始めた」「育児と仕事の両立術が非常に参考になった」といったワークライフバランスに関する具体的な感想も多く寄せられました。
5. デザインのリフレッシュ
視覚的な印象を刷新することで、読者の興味を引き付けます。
【成功事例：製造業C社】
C社では、従来の文字中心のレイアウトを一新し、視覚的に魅力的な紙面づくりを目指しました。
具体的な施策：
- ページレイアウトの変更：
簡潔な文章にして余白を増やし、写真やイラストを多用して視覚的な魅力を高めました。これにより、読みやすさが向上しました。 - カラーパレットの刷新：
会社のブランドカラーを基調としつつ、アクセントカラーを追加しました。見出しや重要なポイントに明るい色を使用しました。 - インフォグラフィックスの活用：
数字やデータを視覚的に表現し、売上データをグラフやチャートで分かりやすく表示しました。 - 写真の質の向上：
デザイン会社の撮影技術を導入し、社員のインタビュー写真やイベントの様子を高品質な写真で掲載しました。
結果：
「読みやすくなった」という評価が多く寄せられ、社員から好評でした。「新しいレイアウトのおかげで、重要な情報が一目でわかるようになった」「インフォグラフィックスがデータの理解を助けてくれる」「高品質な写真が社内イベントの雰囲気をよく伝えている」といった声がありました。
6. 配信方法の最適化
読者がアクセスしやすい環境を整えます。
【成功事例：金融機関D社】
D社では、従来の紙媒体のみからデジタル版との併用へと移行しました。
具体的な施策：
- 社内イントラネットでデジタル版公開：
社員がいつでもアクセスできるように、社内ポータルサイトに専用ページを設けました。 - スマートフォン対応レスポンシブデザイン採用：
スマートフォンでも快適に閲覧できるように、画面サイズに応じてレイアウトが自動調整されるデザインを採用しました。 - 新着情報プッシュ通知機能実装：
新しい記事が公開された際に通知が届くように、社内チャットツールと連携し、通知を送信しました。 - 過去記事検索機能追加：
過去の記事を簡単に検索できるように、キーワード検索やカテゴリ別検索機能を追加しました。
結果：
アクセス数が増加し、多くの社員から好評でした。「休憩時間など、いつでもスマホで社内報をチェックできるようになり、情報収集が楽になった」「プロジェクトの参考資料として過去の記事を検索するのが非常に便利になった」「以前読んだ記事を再度確認したいときにすぐに見つけられる」といった声がありました。
さらに、「プッシュ通知のおかげで新しい記事を見逃さなくなった」「デジタル版の導入で紙の無駄が減り、環境にも優しい」といった具体的な感想も多く寄せられました。
7. 効果測定と継続的改善
リニューアル後も定期的に効果を測定し、さらなる改善を図ります。
成功事例：小売業E社
E社では、読者参加型コンテンツを増やし、双方向コミュニケーションを促進しました。
具体的な施策：
- 「社員の声」コーナー新設：
毎号テーマを設定し、社員からコメントを募集しました。例えば、「今月のテーマ：働き方改革について」など、社員が意見を共有しやすいテーマを選びました。 - 「社長へのQ&A」セクション設置：
社員から質問を受け付けて直接回答するコーナーを設けました。これにより、経営層との距離が縮まりました。 - 「アイデアボックス」の設置：
社員からの企画案を募集し、優れたアイデアを実際に採用することで、社員の参加意識を高めました。
結果：
投稿数が増え、社員同士や経営陣とのコミュニケーションが活性化しました。「社員の声」コーナーでは多くの意見が寄せられ、社内の意見交換が活発になりました。例えば、「働き方改革」についてのテーマでは、フレックスタイム制度の導入やリモートワークの利点と課題について多くの意見が寄せられました。
また、「社長へのQ&A」セクションでは、経営方針や会社の将来ビジョンについての質問が多く、社長からの直接回答が社員のモチベーション向上につながりました。
「アイデアボックス」では、新しい福利厚生制度の提案や社内イベントのアイデアが採用され、社員の満足度が向上しました。
まとめ
社内報リニューアルは単なるデザイン変更ではありません。現状分析から始まり、目的再設定、ターゲット明確化、コンテンツ見直し、デザイン刷新、配信方法最適化、そして継続的改善まで総合的アプローチが必要です。これらのステップを丁寧に踏むことで、多くの場合で社員から愛される社内報へと生まれ変わることができます。
リニューアルは終わりではなく、新たなスタートです。社内報を通じて組織一体感醸成と従業員エンゲージメント向上へ挑戦してみてはいかがでしょうか。
ユー・エス・エスは、社内報の企画から取材、撮影、制作、編集、校正、印刷、Web化まで、オールマイティに手掛けることができます。これにより、一貫した品質とスムーズな進行を実現し、お客様のニーズに応じた最適なソリューションを提供します。
- 企画：お客様の目的やターゲットに合わせた効果的な企画を提案します。
- 取材・撮影：当社ライター・カメラマンが現場に赴き、魅力的なコンテンツを作成します。
- 制作・編集：デザイン性と読みやすさを両立させた紙面を制作します。
- 校正：細部まで丁寧にチェックし、誤字脱字のない完璧な仕上がりを保証します。
- 印刷：高品質な印刷技術で、美しい仕上がりを実現します。
- Web化：デジタル版の制作も対応し、スマートフォンやタブレットでも快適に閲覧できるようにします。
