株式会社ユー・エス・エス／上田写真製版所 ブログ
◆社内報における個人情報の保護について
社内報は、会社の情報やイベントを社員に伝える重要なツールです。しかし、社員のプライバシーを守ることも同様に重要です。特に、広報部で社内報を担当する皆さんにとって、個人情報の取り扱いはデリケートな問題です。
この記事では、社内報を作成する際に注意すべき個人情報の取り扱い方について、具体的な事例を交えながら説明します。社員の信頼を得るための方法を学び、より良い社内コミュニケーションを築く一助となれば幸いです。
Q
社内報では、時に社員のプライベートに踏み込んだ話題に触れることもあります。
その際の個人情報の取り扱いについては、どうすれば良いのでしょうか？
A
個人情報の取得目的、利用範囲、管理方法、情報の第三者への提供、情報開示のルールなどを分かりやすく説明しましょう。
無理な情報収集は避け、同意を得ることが重要です。個人情報に関する考え方は人によって異なるため、無理強いしないように気を付けましょう。
今の時期、新入社員を迎えて社内報で紹介する企業様も多いと思いますが、新入社員に対しては、特に丁寧に個人情報保護法に基づいた説明を事前に行うことが大切です。
ここで、当社での情報開示に関する実例を挙げます。
＜新入社員から情報提供を渋られた例＞
趣味、休日の過ごし方、過去の部活動などがあります。
趣味については「会社に趣味を知らせる必要があるのか」との意見、休日の過ごし方については「プライベートな時間まで詮索されたくない」との考え、部活動に関しては「過去の部活動を知られると、無理やり会社のサークルに誘われそうで嫌だ」という声がありました。
＜２年次以降の社員から＞
結婚や子供の誕生などの喜ばしい出来事に関しても、「社外の配偶者を社内報で公表したくない」との意見や「名前は良いが、写真掲載は避けたい」との要望がありました。社員の赤ちゃんを紹介する企画でも、「子供の顔を出したくない」「配偶者が了承しなかった」という声がありました。
今まで当たり前だった企画が、センシティブなものとして拒否されることもあります。そのため、相手の気持ちを尊重しつつ、できるだけ協力を得られるようなスタンスで情報収集に努めましょう。
株式会社ユー・エス・エスでは、豊富な経験をもとに、皆さんの社内報作成をサポートしています。個人情報の取り扱いに関する疑問や不安がありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。皆さんの社内報作成が成功し、社員全員が安心して楽しめるものとなるよう、お手伝いさせていただきます。
社内報の制作を得意とする文京区・護国寺のデザイン会社、株式会社ユー・エス・エスは、（一財）日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）により付与される「プライバシーマーク」(Pマーク)の更新を８回行っています。
● プライバシーマーク（Pマーク）とは？
日本工業規格JIS Q15001:2017「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に適合し、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者に付与されるマークです。
当社は、企業様の社内報など個人情報を多く取り扱う関係で、１５年以上前から個人情報保護に取り組んでまいりました。
今後ともプライバシーマーク認定事業者として、皆さまの大切な個人情報の取り扱いを徹底するとともに、さらなる安全対策ならびに情報管理の強化に努めてまいります。
