■デザイン印刷百科

◆テレワーク業務にも便利な機能！改めて知っておきたいPDF「Adobe Acrobat Pro DC」でできること

こんにちは。
東京・文京区 護国寺で、機関紙や広報誌の企画・編集・デザインを行っている株式会社ユー・エス・エスです。

今や、仕事や勉強など、さまざまな場面で活躍するファイル形式といえば「PDF」。どんなデバイスでも同じように表示されるため、パソコン・スマートフォン・タブレットなど環境を問わず共有できる点が、多くのビジネスシーンで重宝されています。

そのPDFをもっと便利に、もっと効率的に扱いたいという方におすすめなので、Adobe社が提供する「Acrobat Pro DC」。テレワーク中の社員や、大きな資料を扱う広報担当者にとって、日々の業務の負担を軽減してくれる心強いツールです。
今回は、実際に使ってみて「これは便利！」と感じた機能を、個人的主観ではありますがご紹介いたします。

■Acrobat Pro DCで特に便利だと思った機能5選

①ファイルの結合：複数資料をスムーズに1つにまとめる

「複数のPDFを1つにまとめて、クライアントに送りたい…」そんな時に役立つのが、「ファイルを結合」機能です。
ツールメニューから「ファイルを結合」を選ぶと、複数のPDFファイルを一つのファイルに結合できます。
もちろんページの順番を自由に並べ替えたり、不要なページだけ削除したりすることも可能。プレゼン資料を編集する際に、とても便利です。

②ファイルの差分比較：修正箇所を自動でハイライト

「資料を修正してもらったけど、どこが直っているんだろう？」「どこが修正されたのか一目でわかると助かるのに…」という経験、ありませんか？

「目視でチェックしたけど、ちょっと心配」と思った時は、「ファイルを比較」機能を使えば、旧バージョンと新バージョンのPDFを比較して、どこが変更されたのかを自動で検出してくれます。

しかも、視覚的にわかりやすくハイライト表示されるため、目視チェックにかかる時間を大幅に短縮。資料の校正業務や、社内外でのレビュー時に非常に重宝する機能です。

③注釈・コメント機能：ペーパーレスでやり取り

在宅勤務や外出先での仕事が増えた今、「資料の修正をどう伝えるか」に悩むことも多いのではないでしょうか？

Acrobatの「注釈」ツールを使えば、特定の箇所にコメントを入れたり、マーカーで強調したりすることが可能。紙に印刷して赤ペンで修正…という手間もなく、PDF上で完結できるため、効率的なコミュニケーションが実現できます。

④ パスワード保護：セキュリティ面も万全に

重要な情報を含むPDFは、外部に送る際にセキュリティ対策が不可欠。Acrobat Pro DCでは、簡単にパスワード設定ができるため、閲覧・印刷・編集の制限をつけることが可能です。

例えば、社外秘資料やお客様情報を含むファイルも、第三者による不正アクセスを防止できます。広報資料や内部報告書を扱う部署では、ぜひ使いこなしたい機能のひとつです。

⑤ OCR（文字認識）：スキャンした資料も検索可能に

紙で保管していた過去の資料をスキャンしてPDF化する機会は多いと思いますが、「あとでキーワード検索できないのが不便…」と感じることもあります。

そんな時に便利なのが、OCR（光学文字認識）機能。スキャンした画像PDFから文字情報を自動で認識し、検索可能なテキストに変換してくれます。これにより、PDF内での全文検索が可能になり、古い社内報や議事録の再利用もスムーズになります。

今回ご紹介した機能のほかにも、Adobe Acrobat Pro DCには電子署名、フォーム作成、ページ編集、PDF書き出しなど、業務効率化に直結する多彩なツールが揃っています。

「Adobe Acrobat Pro DC」はテレワーク業務に便利な機能がたくさんあります。詳細については、Adobe公式サイトのAcrobat紹介ページ にて確認できますので、「もっとできることを知りたい！」という方はご覧くださいね。

ユー・エス・エスでは、Adobe Acrobat Pro DCを業務で活用し、お客様とスムーズにコミュニケーションが図れるよう業務改善に努めています。

社内報や機関誌、WEB化など、広報業務のお困りごとについては、どうぞお気軽にご相談ください。