株式会社ユー・エス・エス／上田写真製版所 ブログ
◆なぜ、ウチの社内報は読まれないのか～読まれるためのご提案
以前、このようなご相談をお受けしたことがあります。
ご相談をいただいたのは、中堅製造会社に勤務をされている勤続15年目のAさん。２年半前に総務部に異動になり、社内報の担当になりました。
お話を伺うと、上司との２人体制で社内報の原稿依頼や文字校正に苦労しながらも、これまでの企画・コーナーを中心に社内報を編集し、隔月で発行をされているそうです。
ある日、以前所属していた部署に社内報の取材に赴いた際、同僚やかつての部下から、全く社内報に目を通していないことを聞いたそうです。 見ても表紙と中面をパラパラ程度。見ていない理由としては、「代わり映えしない紙面、企画内容だから」「じっくり読む時間がない」「他部署のことを長々と書かれてもね」「既に知っている報告書のような内容で新しい分析があるわけでもないし、これを受けてどうしていこうが書かれていない」等々。
話を聞くと、今の社内報は問題点だらけであることがわかりました。
「読んでもらえる社内報に変えていくには、具体的にどうしたら良いのかわからない」
「変えることに抵抗がある上司をどう説得すれば良いのか」
「コスト削減の折、オールカラーであった印刷紙面が、表紙まわりを残し、中面がモノクロになることが決定し、よけいに読んでもらえなくなるのではないのか？」
と心配をされている。2人だけで編集をしていることもあり、読んでもらえる紙面作りをする前に日々の業務にも追われ、内容以前にただ発行することが目的になってしまっている、とのご相談でした。
当社がおこなった提案
Aさんのお話をお聞きして、社内報ご担当者がよく抱えていらっしゃるお悩みが多く含まれていると感じました。このブログに辿り着いた社内報ご担当者の方も共感されることが多いのではないでしょうか？
一気には解決しないので、一つひとつひも解いて解決をしていく必要があります。
以下の５つの問題点からご提案させていただきました。
１. 発行目的、編集権限の明確化
「上司が編集権限を握っており、編集について口出しができない、制作会社や印刷会社の選択についての見直しもおこなっていない」というお話をよく聞きます。また、「発行目的や編集方針が明確でない、または共有されていない」といった問題も聞きます。
社内報は「業績向上に寄与している」ということを明確に数字で表すことは難しいですが、きちんと社内報の発行目的を定義すれば、会社や社員の課題解決に向けた活動をおこなうことはできると思います。
発行の目的を明確にし、それに沿って活動する、それによって社員からどのような反響があったのか、一定の成果を得られたのか、という指標があれば、その結果をもって初めて「社内報が経営に役立っている」ということを説明できると思うのです。そうなれば、発行活動に必要な協力も得やすくなるのではないでしょうか。
もし「このままではいけない」と気づかれたならば、変えていく時です。担当の上司が編集権限を持っていたとしても、一度話し合う時間を作ってみてはいかがでしょうか。
そんな時、親身になって相談に乗ってくれる、頼りになる制作会社が必要です。
２. 企画をしっかり考える時間の確保
ほとんどの社内報ご担当者は、他のお仕事も抱えておられるかと思います。担当者の人数が少ないために、他業務にも追われて時間が割けず、ただ発行することが目的になってしまっているケースがよくあります。
人員体制を見直せないのであれば、外部協力のもと企画内容を考える時間を確保しましょう。現在の協力会社で対応できないようであれば、協力会社の見直しも必要となってきます。
外注の協力会社を見つけたら同席してもらい、具体的な企画立案の方法を相談できる企画編集会議の場を設けましょう。
発行目的を検証することで全面的な見直し、リニューアルが必要となった場合、豊富な制作経験を持つ制作会社であればさまざまな事例を持っているはずですから、客観的な意見やアドバイス、提案を聞けると思います。
3. 編集力
編集とは、誰かに、何かを、説得力をもって「伝える」ことであり、同じ内容であっても編集によって、読者の意識は変わってきます。
もっと読んでもらえる社内報づくりには、編集の見直しが絶対に必要です。
たとえばタイトルや見出し、小見出しの効果的な付け方によって、本文へ引き込む誘引作業を欠かさない、数字を羅列するだけでなく、図版展開や画像を盛り込むなど、伝わりやすい紙面構成にすれば、読者は自然と読み進めてくれます。
表紙にしても、たとえば電車で見かける雑誌の中吊り広告が人々の興味関心を引きつけるように、社内報の表紙もキャッチコピーやデザインで読者の目を引かせることができれば、時間がない人でもつい気になってページをめくってしまうものです。
４. デザインの見直し
「マンネリ化したデザインの見直しをしてほしい」というお悩みもよく聞かれます。
社内報のような定期発行物という性質上、デザインはどうしてもマンネリ化しがちです。しかし、読者は我が儘なもので、そんな中でも変化や刺激を求めてきます。どうしても、同じデザイナーでは大きなリニューアルは難しく、また少人数のデザイン会社ですとデザイン案も限られてしまいます。
社内報に限らず、経験豊富なデザイナーが揃っている、エディトリアルデザインを中心におこなっているデザイン会社を探してみると良いでしょう。
５. 外部のプロによる確実な文字校正で負担軽減を
「文字校正ルールの作成・文字校正をしてほしい」というご相談もよく受けます。
校正のやりとりだけで、５校も６校も、下手をしたら何校目かさえわからないほど校正を繰り返されていませんか？
文字校正のルール化は、すぐにでも可能な改善策です。
また社内報は、複数人に原稿を依頼するために文章の書き方がバラバラです。文字校正をプロの目でおこなうことで、誤字脱字、表記ゆれをはじめ、全体の校正の精度が上がり、ご担当者の負担を大きく減らすことができます。
株式会社ユー・エス・エスでは、社内報・会報誌・広報誌に関するお悩みごとのご相談を無料でお受けしています。
「思ったようなデザインに仕上がってこない」
「現在の社内体制では手が回らない」
「確実な文字校正が必要」
「他社ではどんな社内報を出しているの？」
など、どんなお悩みごとでも、経験豊富な制作実績のあるユー・エス・エスにお気軽にご相談ください。
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