教えて、社内報Q&A

◆5W1Hと6W2Hの違いをわかりやすく解説！

こんにちは。
東京文京区 護国寺 の広報をデザインする会社、株式会社ユー・エス・エスです。

今日は、5W1Hと6W2Hの違いをわかりやすく解説します。

文章を書く時、情報を整理するための便利なフレームワークとして「5W1H」と「6W2H」があります。これらは、情報を分類し、読み手に伝えたい内容を明確にするためによく使われますが、この2つのフレームワークにはどんな違いがあるのでしょうか？

5W1Hとは？

「5W1H」は、以下の6つの質問から構成されています。

• Who（誰が）: 主体は誰か？
• What（何を）: 何をするのか、または何が起こったのか？
• When（いつ）: いつ起こるのか、または起こったのか？
• Where（どこで）: どこで起こるのか、または起こったのか？
• Why（なぜ）: なぜそれをするのか、またはなぜそれが起こったのか？
• How（どのように）: どのようにしてそれをするのか、またはどのようにしてそれが起こったのか？
  

例えば、ある企業が新製品を発表したとき、「5W1H」を使って情報を整理すると以下のようになります。

• Who: XYZ社
• What: 新しいスマートフォンを発表
• When: 2024年5月1日
• Where: 東京国際フォーラム
• Why: 技術革新を通じて市場に新しい選択肢を提供するため
• How: オンラインとオフラインのイベントを通じて

このフレームワークは、ニュース記事やレポート、物語の概要など、さまざまな種類の文章に適用することができます。「5W1H」は、情報を包括的に、かつバランスよく伝えるための基本的な枠組みとして非常に有効です。

では、6W2Hとは？

「6W2H」は、「5W1H」に2つの要素を加えたもので、より詳細な情報提供を可能にします。

• Who（誰が）
• What（何を）
• When（いつ）
• Where（どこで）
• Why（なぜ）
• How（どうやって）
• Which（どちら）: どの選択肢を選んだのか、またはどの方法をとったのか？
• How much（いくらで）: 費用はいくらか、または量はどれくらいか？

同じ企業の新製品発表を例にとると、「6W2H」を使って情報を整理すると以下のようになります。

• Who: XYZ社
• What: 新しいスマートフォンを発表
• When: 2024年5月1日
• Where: 東京国際フォーラム
• Why: 技術革新を通じて市場に新しい選択肢を提供するため
• How: オンラインとオフラインのイベントを通じて
• Which: 最新のAI技術を搭載したモデルを選択
• How much: 価格は99,800円から

「Which」は、選択肢や方法に関する情報を加えることで、プロジェクトや決定の背景にある選択肢を明らかにします。「How much」は、コストや量に焦点を当て、財務的な側面や数量を示します。これにより、「5W1H」よりも詳細な情報を伝えることが可能になります。

5W1Hと6W2Hの違いは？

簡単に言うと、「5W1H」は情報の基本的な枠組みを提供するのに対し、「6W2H」はより詳細な情報を伝えたい場合に適しています。

たとえば、イベントの企画を報告する際に「5W1H」を使うと、イベントの概要を伝えることができます。しかし、「6W2H」を使えば、そのイベントの選択肢（Which）についての検討（例えば、なぜその会場を選んだのか、なぜその日程にしたのか）、そしてイベントの予算や参加費用（How much）についても具体的に説明できます。このように「6W2H」は、より詳しく細かい情報を提供したい時に非常に役立つツールです。

5W1Hと6W2Hどちらを使うべき？

文書の目的と規模を考える:
短いニュース記事や、会議の議事録、簡単なイベントの案内など、シンプルな情報を伝えるだけで十分な文書であれば、「5W1H」で十分かもしれません。
一方で、プロジェクトの提案書やビジネスプラン、詳細な分析レポートなど、より深い情報が必要な文書では、「6W2H」が適しています。

読者のニーズを理解する:
あなたの読者はどの程度の情報を求めているかにもよります。もし基本的な情報だけを求めているのであれば、「5W1H」で十分かもしれません。しかし、読者が詳細な背景やデータを求めている場合は、「6W2H」で、より包括的な情報を提供することが望ましいでしょう。

時間とリソースを考慮する:
「6W2H」を使用すると、情報収集や分析により多くの時間が必要になる場合があります。利用可能な時間とリソースを考慮して、どちらのフレームワークを使用するかを決めましょう。限られた時間の中で効率的に情報を伝える必要がある場合は、「5W1H」が適しているかもしれません。

伝える力を磨く～５W1Hと6W2Hで情報をスマートに！

「5W1H」と「6W2H」は、どちらも情報を整理し、伝えたいメッセージを明確にするための有効なツールです。どちらを選択するかは、あなたが伝えたい情報の種類、文書の目的、そして読者のニーズによって異なります。基本的な枠組みから始めて、必要に応じてより詳細な情報を加えることで、あなたのメッセージをより効果的に伝えることができるでしょう。

情報を整理し、伝えたい内容を明確にする能力は、あらゆるビジネスシーンで重宝されます。この2つのフレームワークを上手に使い分け、効果的なコミュニケーションを目指しましょう。

企業価値を高める 社内報・広報誌のご相談は、東京文京区護国寺の 広報をデザインする会社 株式会社ユー・エス・エス へお気軽にお問い合わせください。