文字校正

◆挨拶状　基本の基！

株主総会が開かれるこの時期にあわせて挨拶状・御礼状などのご依頼が多くあります。
ビジネスで送る挨拶状・御礼状には書き方の流れやマナーがあります。
お客様からの原稿が形式に沿ったものであればよいのですが、そうでなければ修正する必要があります。
例えば、書き出しには季節のご挨拶を入れ、最後に決まったしめくくりの言葉を持ってくることなど、ポイントがいくつかあります。
押さえておきたいポイントをいくつかご紹介したいと思います。

①頭語・結語

頭語は「こんにちは」にあたる言葉で手紙の書き出しに置かれ、結語は「さようなら」にあたる言葉で手紙の末尾を結ぶ言葉です。ともに相手への敬意を表す挨拶の言葉です。
頭語と結語は一定の対応関係にあり、例えば頭語に「拝啓」とあれば、結語は「敬具」になります。相手方との関係を考慮して、適したものを使用した方がよいでしょう。

②時候の挨拶

挨拶状では「時下」という言葉を用いる場合があります。「このところ」などの意味合いを持つ言葉なので、季節を問わず使用することができます。
また、時候の挨拶には漢語調の表現と口語調の表現があります。例えば漢語調は「初夏の候」ような表現、口語調は「あじさいが可憐な花を開き始めた季節となりましたが」のような表現になります。
企業様向けの挨拶状では、一般的に漢語調で短くまとめることが多く、相手方との関係性に合わせて使い分けるとよいと思います。

③さて　私儀

私儀とは「私事で恐縮ですが」という意味で、自身を遜って表す言葉になります。謙遜の意味を込めて行末に、他の文字よりも若干小文字で表されます。

④「、」や「。」なし

挨拶文には「、」や「。」の句読点がありません。
諸説いろいろありますが句読点には文章を「切る」という意味合いがあるため、「縁が切れないように」という思いから、挨拶状・招待状などには使用しないと言われています。
また、句読点は文章を読みやすくするためにつけたものと言われており、相手を子ども扱いすることに繋がるという考えから句読点をつけなくなったとも言われています。

⑤文頭等をそろえる

挨拶文では、段落一段下げ（段落始めに１文字あけること）は入れないのが正式です。
また、挨拶状は相手に敬意をこめてお送りするものですので、見栄えに注意を払い、読みやすいようにレイアウトを整えるとよいでしょう。

当社ではデザインのほかに校正・校閲にも力を入れています。
https://www.uss-ueda.co.jp/kousei/business
挨拶状はもとよりさまざまな印刷物の誤字・脱字、表記の統一など細心の注意をもって確認いたします。
お気軽にお問い合わせください。

営業部K