教えて、社内報Q&A

◆教えて！「社内報」づくりのQ&A20〈編集＝原稿あつめ ! （6）～座談会の進め方

社内報のご担当者様のために、社内報制作についての基本をQ&A形式でご紹介します。
社内報のスタートアップにお役立ていただければ幸いです。

Q　座談会を企画して記事を作りたいと思います。座談会の設け方や進め方について教えてください。

A　座談会は人選や進行の仕方など事前の十分な準備が大切です。

各部署から人を集めて、決められたテーマの下で意見交換する座談会はとても良い企画です。

座談会の人選

まず、テーマが決まりましたら、そのテーマにふさわしい人を各部署から選出しましょう。進行する際にそれぞれ意見を聞きやすい最適な人数は4人程度です。次に司会者を決めますが、誰が担当するかがポイントになります。一般的には編集者になりますが、司会者の力量が大きなウエイトを占めますので、社内に司会者に相応しい人材がいるのであれば、依頼してみるのも一考です。

進行メモを作り参加者に渡す

そして大事なのは当日までの準備です。座談会が始まっていきなり本題に入ろうとしてもなかなか話せないものなので、まずは出席者全員のプロフィールやテーマの概要、語ってほしいことなどを事前に進行メモにして各人に配っておきます。

司会者はあくまでも進行役ですから、自分の話が長くなってはいけません。進め方で重要なのは、出席した人がバランスよく発言できるように司会者が発言を振り分けることが求められます。特定の人だけが話すのは避けなければなりません。

また、時間は1時間から1時間半程度に収めるとよいでしょう。予め質問を用意し、参加者各自に質問を振り分けて、時間配分をある程度頭の中に入れて臨みたいものです。最初に挨拶し、参加者の簡単な自己紹介の後、本題入り、各自均等に数回ずつ発言してもらい、しかも話した内容が次の人につながるように話を振って展開していくようにしたいものです。最後のまとめは、司会者が締めくくるというスタイルが良いでしょう。

座談会を記事に書く方法

座談会の時の文章は、参加者全員のコメントを短くつないでいくようにまとめていきます。話していた言葉をそのまま書くのではなく、ある程度文をまとめて整えると誌面で読みやすくなります。ただし、まとめる際は発言の趣旨を変えないように注意しましょう。

また、「それ」「あの」などの「こそあど言葉」は会話でよく使われますが、読んでいて何を「それ」と言っているのかわからない場合がありますので、わかりにくい場合は具体的に書きます。

座談会は社内報でも大変読み応えのある企画です。
事前準備から記事作成まで大変かもしれませんが、ぜひやってみる価値はあると思います。